Stichting

Senioren
Collectief

Culemborg

 

huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement

Stichting Senioren Collectief Culemborg

 

Artikel 1              Grondslag

Dit Huishoudelijk Reglement is gebaseerd op artikel 13 van de Statuten en bepaalt samen met het bestuursreglement de uitvoeringskaders voor het besturen van de Stichting Senioren Collectief Culemborg, hierna te noemen de Stichting.

 

Artikel 2              Het bestuur

  1. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.
  2. Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ABNI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.
  3. Alle bestuursleden kunnen namens de Stichting deelnemen aan externe werkgroepen/commissies en overlegorganen

 

Artikel 3              De voorzitter

  1. Heeft de algemene leiding van de Stichting;
  2. Vertegenwoordigt de Stichting extern;
  3. Draagt zorg voor de continuïteit van het bestuur;
  4. Geeft leiding aan het bestuur;
  5. Draagt zorg voor de uitvoering van de kerntaken van het bestuur;
  6. Draagt zorg voor de uitvoering van de uitvoeringskaders van het bestuur;
  7. Leidt de bestuursvergaderingen;
  8. Coördineert en stuurt activiteiten in de Stichting;
  9. Ziet erop toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

 

Artikel 4              De secretaris

  1. Heeft de zorg voor het secretariaat van de Stichting;
  2. Heeft de zorg voor regelgeving in de Stichting;
  3. Draagt zorg voor de naleving van wetten, statuten en regelgeving in de Stichting;
  4. Stelt het beleidsplan op;
  5. Stelt het jaarverslag op;
  6. Draagt zorg voor de huisstijl;
  7. Draagt zorg voor de voorbereidingen en uitvoering van de vergaderingen van het bestuur en de inhoud van de besluiten;
  8. Draagt zorg voor de administratie;
  9. Draagt zorg voor het overzicht van de eigendommen van de Stichting;
  10. Neemt namens de Stichting deel in externe overlegorganen.

 

Artikel 5              De penningmeester

  1. Voert de financiële administratie:
  2. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie;
  3. Stelt periodiek financiële overzichten op;
  4. Stelt het financiële jaarverslag op;
  5. Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag in overeenstemming zijn met de geldende (overheids)richtlijnen;
  6. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
  7. Begroot inkomsten en uitgaven en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
  8. Beslist zelfstandig over uitgaven tot tweehonderdenvijftig euro (€ 250);
  9. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
  10. In verband met de status van de Stichting als algemeen nut beogende instelling (ANBI) verzorgt de penningmeester het contact met de Belastingdienst en de vereiste publicaties op de website van de Stichting.

 

Artikel 6              Plaatsvervangers Dagelijks Bestuur

  1. Het bestuur wijst uit haar midden de plaatsvervangers aan voor de functie van voorzitter, van secretaris en van penningmeester;
  2. Voorzitter, secretaris en penningmeester dragen er zorg voor, dat hun plaatsvervanger op elk moment de taken volledig kan overnemen.

 

Artikel 7              Het Algemeen Bestuurslid

  1. Voert bestuurstaken uit voor zover die niet expliciet aan andere bestuurders zijn opgedragen.
  2. Leidt projecten ter uitvoering van bestuursbesluiten.
  3. Is aanspreekpunt voor project- /werkgroepen en commissies.
  4. Neemt namens de Stichting deel in externe overlegorganen.

 

Artikel 8              Het secretariaat

  1. Neemt kennis van en behandelt de email en post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
  2. Draagt zorg voor de verslaglegging van de bestuursvergaderingen;
  3. Draagt zorg voor de archivering van alle relevante documenten en het beheer van het archief van de Stichting;
  4. Ondersteunt de bestuursleden in alle administratieve activiteiten;
  5. Regelt de logistieke uitvoering van bestuursvergaderingen;
  6. Onderhoudt het contact met leveranciers;

 

Artikel 9              De communicatiecoördinator en webmaster

  1. Beheert de website;
  2. Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;
  3. Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;
  4. Voert de eindredactie van teksten op de website;
  5. Voert de eindredactie van Seniorenkompas en ziet toe op een regelmatige, tijdige verschijning;
  6. Draagt zorg voor de inrichting en realisatie van de interne en externe communicatie;
  7. Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoen aan de huisstijl.

 

Artikel 10            De redactie van Seniorenkompas

  1. Beoordeelt aangeboden content op leesbaarheid en taalgebruik;
  2. Ziet erop toe, dat aangeboden content past binnen de strategische- en beleidsdoelstellingen;
  3. Stelt de inhoud van het verschijningsnummer vast;
  4. Initieert waar nodig en mogelijk bijdragen voor een verschijningsnummer;
  5. Onderhoudt de contacten met de (regelmatige) aanbieders van content.

 

Artikel 11            De Vrijwilligerscoördinator

  1. Draagt zorg voor de werving van vrijwilligers;
  2. Voert het overleg met de vrijwilligers;
  3. Draagt zorg voor de taakinstructie/-informatie en adequate taakverdeling van de vrijwilligers;
  4. Draagt zorg voor de communicatie met de vrijwilligers.

 

Artikel 12            De vrijwilligers

  1. Voeren de aan hen opgedragen taken naar beste kunnen uit;
  2. De vrijwilliger zet zich vrijwillig, maar niet vrijblijvend in;
  3. Bij verhindering om de taak uit te kunnen voeren, licht de vrijwilliger terstond de vrijwilligerscoördinator in.

 

Artikel 13            Beleid
Het beleid van de Stichting is vastgelegd in een beleidsplan, dat meerdere jaren kan omvatten.

  1. Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd;
  2. Elke nieuwe versie van het beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de bestuursvergadering is goedgekeurd;
  3. Het beleidsplan dient als basis voor een jaarplan en een jaarbegroting.

 

Artikel 14            Besluitvorming

  1. Het bestuur neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten.

De bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn.

  1. Het bestuur neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, tenzij de statuten anders voorschrijven. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
  2. Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
  3. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen, dan beslist het lot.

 

Artikel 15            Bestuursvergaderingen

  1. Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.
  2. Het bestuur vergadert ten minste viermaal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
  3. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of – indien de situatie dat verhindert – binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
  4. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen is geroepen, is elk bestuurslid gerechtigd conform de regels in dit reglement, een vergadering bijeen te roepen.

Die vergadering voorziet in haar leiding en verslaglegging;

  1. Het secretariaat verstrekt de agenda met bijbehorende documenten uiterlijk 5 dagen voor aanvang van de vergadering aan de bestuursleden;
  2. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen;
  3. Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteitenoverzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld;
  4. Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.

 

Artikel 16            Begroting

  1. Het bestuur stelt op voorstel van de penningmeester de begroting vast;
  2. Bij ernstige overschrijding van enige post op de begroting waarvoor binnen de uitgaven op de begroting geen compensatie kan worden gevonden, wordt door de penningmeester een suppletoire begroting voorgelegd aan het bestuur;
  3. Voor uitgaven van importantie welke niet zijn opgenomen in de begroting en waarvoor de post onvoorzien ontoereikend is, wordt een suppletoire begroting voorgelegd aan het bestuur;
  4. Indien de begroting over het lopende jaar nog niet is vastgesteld kunnen uitgaven worden gedaan, mits deze de uitgaven van de overeenkomstige periode van het vorige jaar niet te boven gaan.

 

Artikel 17            Werkgroepen/projectgroepen/commissies

Het bestuur kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een instellingsbesluit vermeldt de opdracht, voorzitter en leden van de werkgroep/commissie, uitvoeringsplanning en begroting van de werkzaamheden. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering.

 

Artikel 18            Onkostenvergoeding

  1. De voor de Stichting gemaakte reiskosten worden vergoed conform een door het bestuur vast te stellen reiskostenvergoeding.
  2. Overige voor de Stichting gemaakte kosten worden tegen overlegging van bewijsmateriaal door de Stichting vergoed.

 

Artikel 19            Geldmiddelen van de Stichting

  1. De Stichting verwerft haar inkomsten uit donaties en bijdragen, erfstellingen, legaten en schenkingen alsmede andere legale bronnen.
  2. Erfstellingen worden door het bestuur alleen aanvaard onder het voorrecht van boedelbeschrijving en als er sprake is van een positief saldo.
  3. Schenkingen, legaten en erfstellingen onder bezwarende voorwaarden kunnen slechts krachtens uitdrukkelijk besluit van het bestuur worden aanvaard.

 

Artikel 20            Slotbepaling

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.

Contact:

Boukje Krishnadath-Dijkstra
tel. 06-27532940
Postadres: Sweelinckstraat 13, 4102 BT Culemborg
Email: secretariaat@seniorencollectiefculemborg.nl